Положення про канцелярію

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом керівника апарату

Дніпровського районного

суду м. Запоріжжя

від  03 грудня  2021 р.

 № 80-к (із змінами, внесеними наказами

№ 42-к від 28.10.2024,

№ 32-к від 22.05.2025)

П О Л О Ж Е Н Н Я

ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ ДНІПРОВСЬКОГО

РАЙОННОГО СУДУ м. ЗАПОРІЖЖЯ

 У зв’язку із перейменуванням Ленінського районного суду м. Запоріжжя на Дніпровський районний суд м. Запоріжжя наказом керівника апарату Дніпровського районного суду м. Запоріжжя від 22.05.2025 року № 32-к внесені зміни до Положення про канцелярію Ленінського районного суду м. Запоріжжя , а саме: в назві суду - слово "Ленінський"  у  всіх  відмінках замінити словом "Дніпровський" у відповідному відмінку.

1. Загальні положення

1.1.  Положення про канцелярію Дніпровського районного суду м. Запоріжжя (далі -  Положення) встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників канцелярії Дніпровського районного суду м. Запоріжжя.

 1.2. Канцелярія Дніпровського районного суду м. Запоріжжя (далі - канцелярія) утворюється та функціонує в структурі апарату суду .

 1.3. Канцелярія є структурним підрозділом Дніпровського районного суду м. Запоріжжя та підпорядковується керівнику апарату .

 1.4. Положення про канцелярію затверджується наказом керівника апарату суду.

 1.5. Зміни і доповнення до Положення вносяться керівником апарату суду.

 1.6. У своїй діяльності канцелярія керується Конституцією України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями територіального управління Державної судової адміністрації України в Запорізькій області, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах , затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 20 серпня 2019 року № 814 (далі – Інструкція з діловодства), посадовими інструкціями, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням. 

 1.9. Канцелярія, в інтересах всебічного і комплексного забезпечення виконання визначених цим Положенням завдань та функцій, співпрацює з іншими структурними підрозділами апарату суду.

2. Основні завдання та функції

• Забезпечує щоденне прийняття, реєстрацію, розподіл вхідної кореспонденції, що подається до суду з дотриманням загальних правил ведення діловодства  в  суді та  порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді  до  надіслання за призначенням  або  передавання  в  архів суду, звернення до виконання судових рішень.
• Забезпечує передачу зареєстрованих документів працівникам апарату суду  на виконання .
• Забезпечує ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ та відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
• Забезпечує своєчасне введення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних.
• Забезпечує реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції, що направляється судом.
• Забезпечує облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.
• Забезпечує приймання, облік, реєстрацію апеляційних скарг.
• Здійснює роботу щодо направлення судових справ до судів вищих інстанцій за їх запитами.
• Забезпечує своєчасне звернення судових рішень до виконання та здійснює контроль за одержанням повідомлень про їх виконання .
• Веде облік та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.
• Забезпечує ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді, забезпечення внесення до обліково-статистичних карток відповідної та повної інформації.
• Забезпечує зберігання документів, які надійшли до канцелярії суду.
• Здійснює прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в канцелярії суду, та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.
• Забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
• Виконує доручення керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.
• Виконує інші функції, визначені Інструкцією з діловодства та посадовими інструкціями

3. Організація роботи

• Канцелярія складається з п’яти секторів :

-  з цивільних та адміністративних справ ; 

-  з кримінальних справ ;

- справ про адміністративні правопорушення, кожен з яких очолює  старший секретар суду;

- загальної канцелярії ;

- архіву .

• Загальна канцелярія щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду :
• понеділок – четвер з 8-00 год. до 17-00 год.;
• п’ятниця - з 8-00 год. до 15-45 год. ;
• обідня перерва – з 13-00 год. до 13-45 год..
• Видача копій судових рішень та виконавчих листів за поточний рік юридичним та фізичним особам за їх заявами працівниками інших секторів канцелярії  ( з цивільних та адміністративних справ; з кримінальних справ; справ про адміністративні правопорушення) здійснюється :
• вівторок з 8-30 год. до 16-30 год.
• четвер з 8-30 год. до 16-30 год.
• обідня перерва – з 13-00 год. до 13-45 год..

Видача копій судових рішень та виконавчих листів за минулі роки юридичним та фізичним особам за їх заявами працівниками архіву суду здійснюється :

• вівторок з 8-30 год. до 16-30 год.
• четвер з 8-30 год. до 16-30 год.
• обідня перерва – з 13-00 год. до 13-45 год..

( п.3.3 із змінами, внесеними наказом керівника апарату суду № 42-к від 28.10.2024)

• Ознайомлення з матеріалами судових справ проводиться виключно у приміщенні суду протягом усього робочого часу суду та в присутності працівника апарату суду.
• Старші секретарі суду здійснюють організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.
• Старші секретарі суду несуть персональну відповідальність за виконання цих завдань.
• Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.
• Посадові інструкції працівників канцелярії суду затверджуються керівником апарату суду, виходячи із завдань, визначених цим Положенням.
• У разі відсутності старшого секретаря суду або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, визначений керівником апарату.

4. Права

• Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.
• В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.
• Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.
• Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.
• Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.